Gwenan

À propos

Gwenan est une petite entreprise qui accompagne les associations dans les transformations de leurs pratiques numériques. Nous croyons fermement que le numérique doit être au service de ses utilisateurs et utilisatrices et les décharger des tâches lourdes et répétitives, plutôt que de rajouter une charge supplémentaire les éloignant du cœur de leur activité. Nous pensons également que les structures que nous accompagnons ne doivent pas être dépendantes d’un outil, d’une méthode ou d’un prestataire. Au contraire, nous croyons fermement qu’il faut donner de l’autonomie aux personnes et aux organisations face aux outils numériques et aux « sachant.e.s ».

Pour cela, nous vous accompagnons dans :

  • l’analyse de vos besoins et les prospectives de déploiement d’outils numériques ;
  • la mise en place de votre stratégie numérique ;
  • la maîtrise d’ouvrage de vos projets numériques avec vos prestataires ;
  • la mise en conformité avec la législation (RGPD, loi Informatique et Libertés) ;
  • la conception d’outils numériques adaptés à vos besoins (cahier des charges, spécifications).

Nous réalisons également pour vous :

  • des outils numériques sur-mesure (outils libres ou dont vous êtes les propriétaires) ;
  • des formations sur mesure (compétences numériques de base, données personnelles et leur protection, outils collaboratifs).

Notre structure

  • Type de structure : Entreprise
  • Taille de la structure : 2 à 10 professionnel·les
  • Domaine d'activité : Autres
  • Localisation : Bretagne, Occitanie

Nos services

  • Type d'accompagnement proposés: Accompagnement au changement, Elaboration stratégique / conseil, Formation, Réalisation de diagnostic
  • En présentiel ou à distance : A distance, En présentiel
  • Nos services s'adressent à : - de 10 utilisateurs·ices, Entre 10 et 100 utilisateurs·ices, Au dela de 100 utilisateurs·ices
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Exemples de projets réalisés

Protection des données personnelles chez Nightline France

Nous avons accompagné Nightline France dans la protection des données personnelles des appelant·e·s et des bénévoles. Nous avons, lors de la refonte de leur site web rédigé les mentions légales et les textes explicatifs de celles-ci (textes de "vulgarisation" des mentions légales). Nous les avons également accompagnés lors de la mise en place d'un cadre pour limiter les usages abusifs de leurs services (appels et chats abusifs sans rapport avec la santé mentale, voir harcèlement des bénévoles).

  • Rédaction de mentions légales
  • Correction de textes explicatifs à destination des personnes concernées (appelant·e·s et bénévoles)
  • Préconisations d'actions pour se mettre en conformité avec le RGPD
  • Préconisations de procédures internes pour l'accès aux données personnelles

Budget : 1200€

Assistance à la rédaction de cahier des charges pour la FFCO

Nous avons mené une étude de besoins auprès des salarié·e·s et bénévoles de la Fédération Française de Course d'Orientation pour identifier les besoins en outils numériques internes (gestion des licencié·e·s, des clubs, des événements, des résultats de compétition...). Ce travail a mené à la rédaction d'un cahier des charges de 140 pages et de préconisations pour la mise en conformité avec le RGPD.

  • Étude des outils existants
  • Étude de la documentation interne (règlements, procédures, tutoriels…)
  • Rédaction et traitement de questionnaires de préparation des ateliers d'identification des besoins
  • Organisation et menée d'ateliers d'identification des besoins
  • Rédaction de synthèse des ateliers
  • Identification des données nécessaires aux outils internes
  • Rédaction du cahier des charges
  • Préconisations d'actions pour se mettre en conformité avec le RGPD

Budget : 17500€

Formation RGPD au CCAS de Saint-Malo

Nous avons conçu et animé une journée de formation à la protection des données à caractère personnel dans les services d’action sociale pour 12 cadres et agents du CCAS de Saint-Malo. La première demi-journée était consacrée aux apports généraux sur les obligations légales et réglementaires du CCAS. La seconde demi-journée était consacrée à la mise en contexte de ces apports au sein du CCAS en s’intéressant aux procédures existantes et à l’adaptation de ces procédures au public du CCAS.

  • Conception de la formation protection des données personnelles dans les services d’action sociale
  • Animation de la formation protection des données personnelles dans les services d’action sociale
  • Conseil sur certaines questions non-traitées lors de la formation

Budget : 1000€

Suivi des inscriptions vacances adaptées EEDF

Nous avons mené une étude de besoins sur les procédures d’inscription des vacancier·ère·s dans les 3 services vacances adaptées des Éclaireuses et Éclaireurs de France. Cette étude a permis d’identifier le commun comme les divergences d’outils et de méthodes entre les 3 services. Elle a relevé les besoins exprimés par les salarié.e.s pour faciliter leur travail et établi des scénarios (dont la numérisation des procédures d'inscription) et stratégies possibles pour y répondre.

  • Immersions dans les 3 services
  • Entretiens guidés individuels et collectifs avec les salarié·e·s des 3 services
  • Rédaction d’une synthèse des besoins identifiés
  • Accompagnement des salarié·e·s dans la priorisation des besoins
  • Identification des scénarios possibles (harmonisation des pratiques, outil existant ou ad-hoc...)
  • Recommandations d’accompagnement au changement
  • Étude des possibilités techniques pour le développement d'un outil ad-hoc
  • Étude des solutions existantes sur le marché (contacts avec les fournisseurs et clients, devis...)

Budget : 13000€

Suivi des séjours de scoutisme aux EEDF

Nous avons accompagné les Éclaireuses et Éclaireurs de France sur la création et le déploiement de ROADS, un outil de suivi des séjours de scoutisme de l’association. ROADS permet aux différents groupes locaux de déclarer leurs séjours (lieu, dates, équipe, participant·e·s, projet pédagogique…) et aux responsables de l’association d’en garder une trace, de faire des retours et de valider les séjours. L’outil permet également de produire différentes statistiques pour le suivi des séjours.

  • Accompagnement à la rédaction de la réponse à l'appel à projets ANACT pour financer le projet
  • Animation d’un groupe de suivi du projet (expert·e·s bénévoles et salarié·e·s)
  • Consultation de l'ensemble des salarié·e·s et bénévoles via questionnaire
  • Identification de 62 grandes fonctionnalités attendues par les répondant·e·s
  • Spécification de fonctionnalités opérationnelles
  • Conception du modèle de données
  • Rédaction d’un cahier des charges
  • Accompagnement dans la priorisation des besoins
  • Maquettage
  • Développement du logiciel ROADS répondant aux besoins priorisés
  • Échanges réguliers avec le pilote du projet (méthode Agile)
  • Tests internes et coordination des tests faits par les EEDF
  • Rédaction de la documentation
  • Rédaction du manuel utilisateur
  • Formation à l’administration
  • Maintenance

Budget : 56000€

Conception d’architecture logicielle pour les EEDF

Nous avons accompagné les Éclaireuses et Éclaireurs de France (EEDF) dans leur stratégie de numérisation, en concevant l’articulation, l’organisation et les interconnexions des différents outils numériques (existants et à venir) de l’association. Le document d’architecture produit sert de référentiel pour la priorisation annuelle des besoins, et de cadre pour le déploiement,et la mise en œuvre des outils numériques de l’association.

  • Animation d’un groupe de pilotage du projet (expert·e·s bénévoles et salarié·e·s)
  • État des lieux de l'existant
  • Consultation des salarié·e·s et bénévoles via questionnaire
  • Élaboration de la proposition d’architecture
  • Phasage des fonctionnalités/sous fonctionnalités
  • Construction des différents scénarios d’investissement

Budget : 6900€

Suivi de l’activité des PAEJ

Nous développons pour l’Association Nationale des Points Accueil Écoute Jeunes PAEJStat, un outil de suivi de l’activité des différents Points Accueil Écoute Jeunes. PAEJStat permet aux intervenant·e·s de chaque PAEJ de saisir son activité, de suivre l’activité de chaque structure, puis de générer automatiquement des rapports d’activité aux différents échelons (local, régional, national) en fonction des statistiques d’intérêt pour leur financeurs.

  • Spécification de fonctionnalités opérationnelles
  • Conception du modèle de données
  • Rédaction d’un cahier des charges
  • Maquettage
  • Développement du logiciel PAEJStat
  • Échanges réguliers avec le pilote du projet (méthode Agile)
  • Tests internes et coordination des tests faits par l'ANPAEJ
  • Rédaction de la documentation
  • Rédaction du manuel utilisateur
  • Formation à l’administration
  • Maintenance

Budget : 52200€

Nous contacter

Guy Clément

Adresse e-mail : contact@gwenan.net

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